Some questions and answers about the ComPart Flowers

>Some time ago I posted an introduction about the ComPart flowers on the I-collaborate blog (which by the way is a very interesting blog). Two people gave some interesting comments and asked some questions. I am posting my reactions on this blog, because I assume they are of interest for you as reader of this blog.

Joitske Hulsebosch experienced some problems with bandwidth in Southern countries, especially with Delicious and wiki. The way we try to tackle the bandwidth problem is to keep the wiki’s as “light” as possible avoiding (large) pictures for example. For delicious of course it remains a problem when the set of tags gets (too) large. Therefore we try to be efficient with the tags and seek specificity using “cleaver” combinations of tags. But of course even then for some partners in the South the bandwidth problem remains. That is why we will be transferring the most important information which can be found on the wiki’s and blog’s by way of memory sticks. The idea is that when a colleague visits a partner organisation the information on the sticks will be downloaded on the computer of this partner, who in that way also can stay updated, unfortunately a little later though.

An anonymous person asked a couple of questions, a first one about the handling of the scattered information among the “numerous” online services. Indeed this is a challenge. For all services which will be used by normal users as wiki, blog, delicious and google we use one shared password and where necessary one shared username. So if you know the username and the password you can access and contribute to these services. Of course this password, at a certain moment, will get “too known” outside the circle of intended users. As soon as we get such indications we will change the password and inform all who have to know, and if we forget someone they will have to ask ;-)

For the administration of these services we use other passwords only known to the admins. The same applies for services which will not be used by normal users as Conduit and feedburner.

A second question was about how we handle sensitive information. That is indeed a “sensitive” issue which leads to many discussions. What information is sensitive and why? The starting point however is that all information is public unless there are clear reasons to keep it private. A sound principle I guess for our type of organisation, working with public funding. But of course we also use private versions of the tools with passwords only known to those who should have access. Anyhow we try to avoid working with more than two or three different passwords as to have everything as accessible as possible. And in certain cases we just do not let the information get beyond our firewall.

A third question was how participants would decide on the way they would like to get the information and avoid double information. In fact that is all up to every individual user. Anyone can choose whether or not to subscribe to email alerts or feeds, using an I-Google page or not, to have a daily look at the wiki’s or not. And of course the idea is that anyone who gets to information on the web which is of their own – or for that matter their colleagues – interest, is stimulated to tag that information in Delicious, because this tagging is the “motor” which makes the information flowing (in a selective way).

And of course it would be a good idea to follow anonymous’ suggestion to write up some usage-scenarios. However we do not have them yet. Our idea is to construct the whole system by doing and sharing our experiences and in that way learning how to improve or way of using these services.

To end I want to thank Joitske and Anonymous for their interesting contributions. I hope it will stimulate others to react on the postings in this Blog as well.

Presentation of ComPart flowers recorded

Last Thursday, the new system for Communication with Partners, the ComPart-flowers were presented at the ICCO offices. About 25 colleagues have attended this presentation. We assume and hope ;-) that more colleagues are interested in this system but for various reasons could not attend one of the three presentations. And of course it can also be of interest for others. Therefore we have recorded it and you can now see and hear it on-line.

To see the whole presentation of about 30 minutes follow this link. You can also have a look at the part where it is explained why you should cultivate the flowers. And if you are only interested in the slides of the PowerPoint you can find them here.

Please leave any comment or suggestion you may have.

Maarten

"Learning Facilitator"?: Wat een grote vriend…

(melodie What a Friend, Charles Converse klik hier om te luisteren)

Wat een grote vriend is ICCO (en kerkinactie)
Zoiets hadden wij nog niet
Een “learning facilitator”
Je gelooft niet wat je ziet

Altijd maar die financiering
Steeds maar weer datzelfde lied
Nu gaan we_eindelijk wat leren
Dank je Sint en zwarte Piet

Spreekt ‘ie Bemba of Swahili
Pakistaans of Portugees?
Kun je’m was’op zestig graden
Is’ie in Afrika geweest?

Maakt hij regen als we’t vragen?
Is’t een mens of is’t een geest
Kan hij zijn boodschappen dragen
Dan is’t alle dagen feest

Wat een grote vriend is ICCO (en kerkinactie)
Hij is ook een makelaar
Alles je wat je maar wilt hebben
Makelt ICCO voor mekaar

Wil je een pinda van Bokito
Of een glimlach van Poetin
Me Madonna op de foto
Zelfs de Paus gelooft erin

Onze grote vriend is ICCO
Kerkinactie is ook oké
Maak’len, linken, lobby, learning
Financieren is passé

We hebben geen geld meer nodig
Co-responsible, zó close
Neem gerust nog voor we sluiten
Een sigaar uit eigen doos.



Henk Gilhuis

Veranderen = visie ontwikkelen + leren

Een paar weken geleden hebben we binnen Edukans, in het kader van de Lerende Organisatie, onze eigen leerstijl getracht te ontdekken aan de hand van de Kolb leercyclus. Een paar dagen later discussieerden we over de volgende stap in het ontwikkelen van een onderwijsprogramma in Ethiopië. Twee activiteiten die op het eerste gezicht niets met elkaar te maken hebben, maar bij nader inzien elkaar prachtig complementeerden.

De conclusie van de laatstgenoemde discussie was: het zou handig zijn om een stappenplan te hebben voor het ontwikkelen van een programma: hoe kom ik van A naar B. Daarbij is A de situatie waarbij partners en/of hun projecten gefinancierd worden en B de situatie van volledig programmatisch werken waarbij we één of enkele van de 4 rollen van financier, makelaar, capaciteitsopbouwer, etc. spelen. Dit stappenplan is een model, een theoretisch kader, van waaruit we de eerste voorgenomen activiteit gaan plannen en uitvoeren, bv een mapping. Dit levert ons enerzijds een resultaat en anderzijds een evaluatiemoment. De evaluatie levert aanpassingen op in het model en ook aanbevelingen voor de 2e stap, die we daarna gaan plannen. We doorlopen zo een aantal malen de leercyclus en komen zo tot een steeds verfijnder en beter op de praktijk toegesneden stappenplan. Aan het eind weten we precies hoe we het moeten doen – vooral ook handig voor onze collega’s, die wat later gestart zijn met het ontwikkelen van een programma.
Voorwaarde is dat we goed omschrijven hoe de toekomstige, nieuwe situatie B eruit ziet. In andere woorden: ontwikkel een visie over situatie B om op het goede spoor te blijven. En dan is veranderen:
1) visie ontwikkelen én 2) leren.

Dit kunnen we ook in algemene termen stellen voor elke verandering:
Een verandering, elke verandering in de organisatie of in de maatschappij, vraagt om een visie op de toekomstige situatie als ook om een stappenplan om daar te komen. We voeren dit stappenplan uit en evalueren regelmatig, wat verbeterpunten oplevert voor het originele plan. Door dit praktijkleren verwerven we ons tegelijkertijd nieuwe competenties door onze routines aan te passen. Verder ontwikkelen we allerlei nieuwe tools (bv. een checklist programmatisch werken, een agenda voor een stakeholder meeting) en nieuwe inzichten (bv manieren waarop we stakeholders kunnen betrekken bij programma ontwikkeling).

Dit werkt voor de kleine verandering, maar vooral ook voor de grote verandering: programmatisch werken, het ontwikkelen en invoeren van een nieuw management informatie systeem, het opzetten en bij elkaar houden van een alliantie!


Aart van den Broek, Edukans

Wiki site Capacity Assesment & Dev't, ICCO-CAD group advisors

Dear ICCO colleagues,

This is to let you know, that the CAD group wiki site is ready. It contains more general information about the ICCO CAD –group. This is a group of ICCO Capacity Development advisors working in Asia, Eastern Europe, Africa and Latin America It also has references to literature, websites, case studies, toolboxes.

Please have a look at: iccocad.pbwiki.com

We also started a blog. It contains news about some of the discussions which are going on.

Purpose
* The purpose of this wiki site is to build a kind of library to make information available for ICCA capacity development advisors on the long term.
* It also has the purpose to inform new ICCO advisors to get involved into this network.
* And it is a kind of platform to communicate with other ICCO departments, and other organisations.

Wiki
If you would like to know what a wiki is, just view the video about wikis:

the example of 4 people who go camping. It explains how wiki collaboration is much easier than a flow of e-mails to and through.
You can find the video one wiki’s here: www.commoncraft.com/video-wikis-plain-english

Feedback needed
What I like to know from you, is your feedback.

Please let me know what you think about iccocad.pbwiki.com

What do you like?

What do you don’t like?

What would you like to maintain for the long term, so that experiences are embedded within the ICCO organisation and that institutional memory is build?

Where would you like to provide a contribution to this site?

Please mail your feedback to Simon Koolwijk, faccom@xs4all.nl


Regards,

Simon Koolwijk
Moderator of the ICCO-Cad group.

If you like to join as ICCO staff member, send an e-mail to faccom@xs4all.nl

Learning to Fly / Geoff Parcell

Zo ongeveer drie a vier keer per jaar houden de KM-ers in Nederland een borrel. Het gaat dus om de mensen die bij OS organisaties werken en zich met o.a. kennis-management bezig houden. Dat is altijd een plezierige manier om wat ervaringen uit te wisselen en nieuwtjes te vergaren. Afgelopen donderdag werd die borrel bij en door de Van Leer Foundation georganiseerd. Zij hadden nl. Geoff Parcell – een van de auteurs van het “moet-je-gelezen-hebben” boek: Learning to Fly -uitgenodigd om hen te ondersteunen bij het opzetten van de interne Kennis Management en Geoff was bereid om ook met de “borrelgangers” wat ideeën en ervaringen uit te wisselen. Al was het maar erg kort het was wel een heel interessant gesprek. Hier laat ik het even tot een paar uitspraken van Geoff die we bij het opzetten van de leernetwerken en het hele CDP ter harte kunnen nemen:
- KM is a way of thinking and doing.
- KM is all about a flip of attitude.
- The only way to do it is to live and breathe it.
- On KM-issues there is more in common between the private sector and the development sector than one would think [Geoff heeft zijn KM ervaring met name bij de BP opgebouwd, maar is nu ook in de OS-wereld actief]
- Self-assessment is important, also to develop a real common language
- Storytelling is most powerful [i.v.m. meetbaar maken van de effecten van KM/KS]
- It is not enough to stay within your own network, there are people out there who probably know what you want to know”.
- KM is about having everybody responsible for it and NOT leaving it to the “KM-team”
- The book is called “Learning to Fly” because KM is just a question of doing it; now I consider it as my job pushing people “out of the nest” as eagles do with their young.

Voor meer informatie over het boek en de lopende discussies naar aanleiding van het boek verwijs ik naar de site van Learning to Fly

Web2fordev dag 3

Vandaag de laatste dag van de officiële conferentie. Een weer was er in de plenaire vergadering een bijzonder inspirerende presentatie waarin gewezen werd op het belang om vooral naar de “mensen” te kijken en de Web2.0 instrumenten als niet meer dan mogelijke – maar wel uitstekende - middelen te zien. En daarmee werd eigenlijk de toon voor de hele dag en misschien wel van de hele conferentie gezet. De kreet “it’s about people” werd dan ook voorduren geuit.

In dat verband wil ik deze keer iets meer vertellen over de sfeer tijdens de conferentie. De hele sfeer was nogal informeel en dat was bijzonder in de nogal formele FAO omgeving. Alle zalen in dit inmense gebouw ademen de sfeer van formaliteit zoals die binnen de VN-organisaties gewoon is. Dat maakte het geheel bijzonder.

Slotbijeenkomst van de conferentie

In elk geval was voor mij het deelnemen heel inspirerend. Over het algemeen was er sprake van een duidelijk aanwezige gezamenlijke inspiratie, energie en vooral ook overtuiging dat de Web2.0 instrumenten een enorme bijdrage kunnen leveren aan een meer participatief handelen in de Internationale Samenwerking die daarmee veel effectiever kan worden. OK, m.n. in Afrika is het niet makkelijk, bijvoorbeeld vanwege de gebrekkige internetverbindingen. Maar het bleek toch ook dat er ook in dat continent wel degelijk mogelijkheden zijn en dat die mogelijkheden ook al op een inventieve manier gebruik worden en dat dat wel degelijk effect heeft. Maar het blijft ook onomstotelijk vast staan dat het uiteindelijk gaat om de open en dn interactieve manier waarop mensen met die mogelijkheden om (willen) gaan. De technische vaardigheden zijn nodig, maar zijn op zich alleen maar het begin. De manier van werken en denken, en vooral de houding waarmee met de instrumenten omgegaan wordt blijft bepalend. Het betekent dat iedereen zich in zekere zin kwetsbaar op moet willen stellen. Je deelt namelijk niet de producten van je werk maar het proces van werken (en denken). Alleen op die manier kun je de uitkomsten laten beïnvloeden door anderen die je misschien iets te leren hebben. Zo open werken is lastig, althans dat vind ik zelf, maar het kan ook erg veel opleveren; zoveel is duidelijk geworden. In elk geval betekent het dat de nodige veranderingen niet zomaar gerealiseerd kunnen worden. Het zal nog wel een jaar of wat kosten voordat we in ICCO zover zijn dat we werkelijk om zullen kunnen gaan met de instrumenten, één van de elementen waarmee we de “lerende netwerk organisatie” kunnen worden zoals we dat willen. Kortom de ICCO-Flower trainingen zijn belangrijk, maar het is nog maar een eerste kleine stap.

Alles bij elkaar heb ik veel ideeën opgedaan over de manier waarop we binnen de ICCO-Alliantie verder kunnen gaan met het invoeren van deze werkwijze en ook heb ik weer vele contacten opgedaan waarmee ik ervaringen kan delen en op die manier ondersteuning en raad kan krijgen in de komende jaren.